Mekanisme Pembuatan Polis Pada Perusahaan Asuransi
Kali ini sanabila.com akan membahas tentang bagaimana mekanisme pembuatan polis pada perusahaan asuransi. Polis Asuransi adalah suatu perjanjian asuransi atau pertanggungan bersifat konsensual (adanya kesepakatan), harus dibuat secara tertulis dalam suatu akta antara pihak yang mengadakan perjanjian. Pada akta yang dibuat secara tertulis itu dinamakan “polis”. Jadi, polis adalah tanda bukti perjanjian pertanggungan yang merupakan bukti tertulis.
Secara umum pembuatan dokumen polis sampai dengan pengiriman paket polis ke tertanggung di perusahaan asuransi melibatkan 4 (empat) departemen/divisi secara langsung dan berkaitan antara satu dengan yang lainnya. Keempat divisi/department tersebut adalah marketing, underwriting, finance/collection dan collector,
Gambar dibawah ini merupakan alur kerja bagaimana polis dibuat sampai dengan pengiriman polis ke tertanggung sekaligus penghapusan outstanding premi.
Tahapan 1
Di tahap pertama yang terlibat secara langsung adalah Marketing
- Marketing Mendapatkan bisnis baru penutupan asuransi
- Melakukan atau mempersiapkan jadwal survei untuk surveyor terkait dengan objek yang akan diasuransikan (jika produk asuransi yang dibeli mewajibkan untuk di survey)
- Marketing menyiapkan dokumen-dokumen pendukung penutupan polis Asuransi (SPPA,dll)
- Menyerahkan dokumen-dokumen pendukung penutupan polis Asuransi (SPPA,dll) ke underwriting
Tahapan 2
Di tahap kedua yang terlibat secara langsung adalah Underwriting
Di tahap kedua yang terlibat secara langsung adalah Underwriting
- Terima dokumen pendukung dari marketing.
- Input dokumen tersebut ke system
- Print paket polis
- Tanda tangan oleh pihak yang memiliki authority
- Serahkan paket polis ke collection
Tahapan 3
Di tahap ketiga yang terlibat secara langsung adalah collection/finance
Di tahap ketiga yang terlibat secara langsung adalah collection/finance
- Membuat nota tagihan pembayaran premi menjadi satu dengan paket polis.
- Menyerahkan paket polis ke collector.
Tahapan 4
Di tahap keempat yang terlibat secara langsung adalah collector
Di tahap keempat yang terlibat secara langsung adalah collector
- Kolektor mengirim paket polis ke alamat pengiriman sekaligus menagih uang premi
- Tertanggung TTD di tanda terima polis.
Tahapan 5
Di tahap kelima yang terlibat secara langsung adalah collector dan tertanggung
Di tahap kelima yang terlibat secara langsung adalah collector dan tertanggung
- Tertanggung menerima paket polis.
- Tertanggung TTD di tanda terima
- Pembayaran premi dapat dilakukan secara langsung kepada collector maupun transfer via bank.
Tahapan 6
Di tahap keenam yang terlibat secara langsung adalah collector dan tertanggung
Di tahap keenam yang terlibat secara langsung adalah collector dan tertanggung
- Tertanggung dapat membayar premi langsung kepada collector pada saat proses pengantaran polis,
- Jika tertanggung membayar langsung ke collector, maka collector menyerahkan juga kwitansi/invoice kepada tertanggung.
Tahapan 7
Di tahap ketujuh yang terlibat secara langsung adalah collector dan finance/collection
Di tahap ketujuh yang terlibat secara langsung adalah collector dan finance/collection
- Jika tertanggung membayar langsung ke collector pada saat pengiriman polis tersebut, maka collector menyerahkan uang kepada collection/finance.
- Finance input di program collection untuk hapus outstanding premi
- Accounting buat laporan keuangan
Proses dari awal penutupan asuransi sampai polis dikirim ke tertanggung memakan waktu yang cukup lama tergantung dari masing-masing perusahaan asuransi. Yang paling berpengaruh dari cepat atau lambatnya proses penerbitan polis adalah dari Rumitnya analisa resiko objek pertanggungan.